No es novedoso que los sucesos de los últimos años trajeron consigo muchos desafíos para el sector educativo. En primer lugar, la pandemia de COVID-19 ha tenido un impacto sin precedentes en este sentido. Con la necesidad de mantener la distancia social y evitar el contacto físico, instituciones educativas se vieron obligadas a cerrar temporalmente y adoptar medidas de educación a distancia. Esto instó a la urgencia de la digitalización del sector y requirió la adopción de herramientas y plataformas digitales tanto para dar continuidad a los procesos de aprendizaje como para la gestión de los documentos.
Los datos lo confirman: el uso de la firma electrónica en instituciones educativas en Latinoamérica aumentó 73% durante la pandemia
(Diario La República, 2021).
En este escenario, la firma electrónica se convirtió en una herramienta clave para la autenticación y validación de documentos digitales, como certificados, diplomas y formularios de inscripción, lo que permitió a las instituciones educativas mantener la validez y autenticidad de sus documentos, incluso en el entorno digital. En detalle, estos son ejemplos de algunos de los documentos que se pueden firmar:
Contratos laborales y finiquitos
Contratos con proveedores
Matrículas, alta de estudiantes, solicitudes de becas, cartas de admisión, convenios, convalidaciones, traslado de expedientes.
Títulos, diplomas, actas de grado, certificados de estudios, expediente académico, convenios de prácticas, convenios de intercambio, etc.
Otros documentos académicos y administrativos
Autorizaciones
Entre sus beneficios, destaca el hecho de que la firma electrónica permite también simplificar y acelerar procesos como la firma de contratos y la autorización de documentos, lo que puede ser especialmente útil en instituciones educativas que tienen que lidiar con grandes volúmenes de documentos y trámites.
Además, la implementación de firmas digitales en el proceso de matriculación puede reducir el uso de papel y, por lo tanto, ser más amigable con el medio ambiente. También puede hacer que el proceso sea más accesible y conveniente para los estudiantes y sus padres, ya que pueden firmar los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin tener que acudir personalmente a la institución.
En este punto, podemos comprender la gran importancia de la digitalización de los entornos educativos. A modo de resumen, señalamos todos los beneficios que se pueden alcanzar a partir de la adopción de firmas digitales en escuelas, colegios, universidades y demás centros de formación:
Se agilizan las labores administrativas: se adquiere una ventaja diferencial respecto de los competidores para captar y fidelizar a los potenciales clientes. Firma de todos los documentos relacionados con las gestiones internas de forma rápida, sencilla y segura.
Automatización de los procesos: herramientas como la de TuFirma.Digital permiten usar plantillas predeterminadas y diseñadas a medida, elegir los firmantes, los tipos de firma y recibir los documentos firmados de forma inmediata.
Firmar grandes volúmenes de documentos: se pueden enviar (y firmar) varios documentos a la vez, reduciendo los tiempos de espera y agilizando los trámites de los estudiantes.
Digitaliza la gestión documental: todos los expedientes quedan en un sólo lugar y se puede acceder a ellos en cualquier momento.
Ahorro de costos: se ahorra tiempo y recursos en desplazamientos, envíos de correos certificados, costes administrativos, compulsas, papelería, impresiones, escaneo y almacenamiento.
Otorga plena validez legal: garantía de que los documentos son 100% legales, ya que la Ley 19.799 considera como iguales, para todos los efectos jurídicos, a un documento de papel y a uno de formato electrónico.
Garantiza la mayor seguridad: acceso seguro a la documentación siempre por todas las partes.
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