La digitalización de documentos significa pasar documentación física a formato digital. Hay muchas empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y resulta cada vez más tedioso consultarla. Al tener la digitalización de documentos, los procesos pueden ser mucho más rápidos y la posibilidad de automatizar tareas, también. Pero, ¿Qué ventajas reales aporta este proceso?
Motivos para empezar un proceso de digitalización
Existen una multitud de factores que pueden llevar a la digitalización de documentos. Sin duda, el principal es el ahorro de espacio pero también disponer de la información de forma mucho más rápida. Esto puede mejorar la eficiencia de su empresa y llevarla a otro nivel. Desde Tu firma digital vamos a enumerarte las ventajas que tiene empezar un proceso de digitalización en tu empresa:
La seguridad de los documentos. Antes podía estar en un espacio físico guardado con llave, pero ahora estará en cualquier parte del mundo cubierto por una contraseña.
Posibilidad de acceder desde cualquier dispositivo y cualquier parte del mundo a la documentación de una empresa
Las empresas que tienen conciencia del medio ambiente tienen mayores posibilidades de conversión que las que no. Eliminar el papel es un acto beneficioso en estos términos.
Ahorrar dinero. Tener grandes archivos físicos de información exige tener un orden. Seguramente esto consuma recursos, es decir, será necesario que una persona se encargue de su mantenimiento.
El papel se deteriora, en cambio en la digitalización nada puede modificarse ni estropearse.
Firmar digitalmente documentos
¿Qué es una firma digital?
Una firma digital es aquello que le da la identidad a un documento digital, generando que este documento no pueda ser modificado en el futuro. Es una solución segura y confiable que trae consigo la transformación digital de poder firmar documentos legalmente sin moverte de la casa. La validez jurídica de las firmas digitales es absolutamente la misma que aquellos documentos que deben ser firmados de manera presencial. Ahora bien, si se preguntan qué contratos y qué actos se pueden suscribir mediante la firma electrónica, la respuesta es todos aquellos que se reputan como escritos.
¿Cómo es el proceso para generar una firma digital con Tu firma digital?
El primer paso es identificarse en nuestra web
Cargar los documentos que necesites firmar digitalmente
Posicionar la firma en el documento
Enviar el documento a los firmantes
Los firmantes reciben un correo, se registran y firman el documento
¡Listo! Cuando las personas que necesiten firmar lo hayan hecho, tendrás tu firma en PDF en tu correo electrónico.
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