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Papel vs Digital: la comparativa más completa.

Actualizado: hace 5 días

¿Te has preguntado alguna vez cuál es el costo económico que le supone a tu negocio el uso de papel? O, ¿Por qué los procesos digitales son más seguros que los realizados en papel? Esta y otras dudas son las que buscaremos contestar en la comparativa que realizaremos a continuación, para que evalúes si las gestiones en tu negocio están siendo tan eficientes y rentables como podrían ser.


Comparación Papel vs Digital
Comparación Papel vs Digital

Fuentes:

Except Integrated Sustainability (2020) https://except.eco/nl/knowledge/is-digital-more-environmentally-friendly-than-paper/

Kyocera Document Solutions https://www.kyoceradocumentsolutions.es/es/smarter-workspaces/business-challenges/paperless/the-importance-of-being-a-paperless-company.html


Se estima que, en promedio, en regiones consolidadas como potencias mundiales, tales como Estados Unidos, Japón y Europa, un trabajador consume una media de entre 250 y 300 kilos de papel al año. Algo así como una hoja de papel cada 12 minutos, o unas 10 mil hojas de papel al año. El papel compone el 50% de los residuos de la empresa, y supone un 3% de los gastos de la misma (en compra de papel, archivo, impresión y almacenamiento). Este consumo desmedido supone varios perjuicios para las empresas, evitables a través de la digitalización de procesos.


Es interesante analizar qué rol adopta el medioambiente en todo esto. ¿Qué recursos se necesitan para producir el papel? Tomemos como ejemplo un documento de unas 20 páginas de papel.

  • Deben talarse más de 8 árboles para producir 100.000 horas de papel. Esta cantidad genera una huella de carbono de 6.000 kg equivalentes de CO2. De este modo, un documento de 20 páginas conlleva una huella de carbono de 1,2 kg.

  • La producción de 20 hojas de papel consume 6,4 L de agua dulce.

  • Para que comprendamos la proporción, 40% de los árboles talados en el mundo se utiliza para producir papel. Esto no implica solamente la degradación del medioambiente por la tala indiscriminada, si no también, el perjuicio ocasionado por las emisiones de dióxido de carbono a la atmósfera implicadas en el proceso.

Por el contrario, la digitalización de los procesos que conllevan papel de las empresas supone un impacto medioambiental mucho menor. Siguiendo el ejemplo del documento de 20 páginas, accesible desde un portátil en formato digital, vemos que:

  • La fabricación de una computadora portátil provoca emisiones de dióxido de carbono de entre 227 y 270 kg por el uso de energía.

  • El consumo de agua para producirla ronda los 6.500 litros por portátil

  • La producción del mismo genera una huella de carbono de entre 882,2 kg y 925,2 kg. Ahondando más en esto, si tenemos en cuenta que la vida media de un portátil es de cuatro años, la huella de carbono anual de su propietario se sitúa entre 220,6 y 231,3 kg. Si seguimos profundizando en el uso que se le dará al mismo (1.350 horas anuales para 45 semanas laborales), la huella de carbono del portátil integrada en la producción equivale aproximadamente a 0,25 kg de dióxido de carbono por hora. Suponiendo que se tarda entre 64 y 80 minutos en leer un documento de 20 páginas, la huella de carbono por lectura equivale a 0,27-0,3 kg.

En este punto, merece la pena analizar el factor económico. Como indicábamos previamente, el papel supone un 3% de los gastos de la empresa. Lo más costoso no es el papel en si mismo, si no todos los costos asociados a su consumo: su compra, su transporte, su uso y almacenamiento (las impresoras, la tinta, el material de papelería, los sistemas de archivo, el espacio de almacenamiento y los costes relacionados con el archivado) y su desperdicio. Las empresas en Chile gastan, en promedio, 16 millones 414 mil pesos anuales para llenar un sistema de archivo de cuatro cajas, y 1 millón 313 mil pesos para mantenerlo (Fuente: Datascope. Enlace https://datascope.io/en/blog/how-much-paper-waste-is-costing-your-business/#:~:text=Industry%20research%20firm%20Gartner%2C%20Inc,sheets%20of%20paper%20a%20year).


Por último, en lo que a seguridad refiere, el mundo digital presenta más ventajas que el papel también en este ámbito.


Por un lado, si bien lo digital también está sujeto a violaciones, es más fácil controlar el acceso a la documentación sólo de parte de autorizados. Adicionalmente, el formato digital es menos susceptible de manipulaciones que el papel, el cuál puede estar sujeto a eliminación de páginas o cambios de los cuales no tendremos constancia de la fecha (un documento electrónico permite ver fechas y rastrear cambios). Por último, las gestiones se ven facilitadas en el ámbito digital, dado que la colaboración a través de la nube es mucho más eficiente, sumado a que los procesos sin papel se pueden estandarizar para agilizar gestiones y evitar errores humanos.


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